毎月やってくる「請求書作成」の憂鬱
毎月20日を過ぎると、そわそわし始める。
「今月も請求書、作らなきゃ…」
建設業、リフォーム業、設備工事業を営む社長さん、あるいは経理を担当されている奥様。
この記事を読んでいるあなたは、きっとこの「憂鬱」をよくご存知だと思います。
現場仕事が終わって、くたくたで事務所に戻る。
それなのに、そこからエクセルを開いて、先月のファイルをコピーして、名前を書き換えて、金額を打ち直して…。
「今月は何件あるんだっけ。10件？15件？」
気づけば時計は夜9時。家族はもう夕食を終えている。
「これ、どうにかならないのかな」
そう思いながらも、毎月同じ作業を繰り返していませんか？
結論から言います。
その作業、スマホ1つで終わります。
しかも、高額なソフトを買う必要も、難しい操作を覚える必要もありません。
この記事では、建設・リフォーム業の経営者の方に向けて、「見積書・請求書をスマホからワンタップで作成・送信する方法」をお伝えします。
「そんなこと、本当にできるの？」と思われるかもしれません。
でも、実際にSmalltechのお客様は、この仕組みを使って
月末の残業をゼロにしています。
最後まで読んでいただければ、「なぜ今まで手作業で頑張っていたんだろう」と思っていただけるはずです。
エクセル管理の「見えないリスク」
「うちはエクセルでやってるから大丈夫」
そうおっしゃる経営者の方は、とても多いです。
たしかに、エクセルは便利です。無料で使えるし、慣れている。
雛形を1回作ってしまえば、あとはコピペで使い回せる。
でも、
その「コピペ」が、実は大きなリスクをはらんでいる
ことをご存知でしょうか？
リスク①：金額の「桁間違い」
先月の請求書をコピーして、金額だけ書き換える。よくある作業です。
でも、急いでいるときに「1,500,000」と打つべきところを「150,000」と打ってしまったら？
ゼロが1つ足りないだけで、135万円の損失です。
「いや、さすがに気づくでしょ」と思われるかもしれません。
でも、10件、15件と続けて処理していると、人間は必ずミスをします。
それが「疲れた夜9時」であれば、なおさらです。
実際、Smalltechにご相談いただいたお客様の中には、
「桁を間違えて請求してしまい、お客様に謝罪した」
という経験をお持ちの方が少なくありません。
リスク②：古いフォーマットを使ってしまう
「あれ、消費税10%になる前のファイルを使っちゃった」 エクセルで管理していると、ファイルがどんどん増えていきます。
「見積書2024年版」
「請求書最新」
「請求書最新修正版」
「請求書_本当に最新」…。
どれが本当の最新版か、分からなくなっていませんか？
古いフォーマットで請求書を送ってしまうと、お客様から「この会社、大丈夫かな？」と思われてしまいます。
たかがフォーマット、されどフォーマット。
書類の見た目は、会社の信用そのものです。
リスク③：ファイルの「先祖返り」
複数人でエクセルを使っていると、「先祖返り」という恐ろしい現象が起きます。
AさんがファイルをコピーしてBさんに渡す。
Bさんが修正して保存する。でもAさんは、自分の古いファイルを「最新版」だと思って上書き保存…。
Bさんの作業が、すべて消えました。
「誰が何をしたか分からない」「昨日まであったデータがない」——こんなトラブル、一度は経験されたことがあるのではないでしょうか。
リスク④：外出先から作業できない
そして、最も深刻なのがこれです。
「外出先から、見積書が出せない」
建設業やリフォーム業の社長さんは、日中は現場に出ていることがほとんど。
お客様から「今日中に見積もりをください」と言われても、エクセルファイルは事務所のパソコンの中。
結局、現場が終わってから事務所に戻って、夜遅くまで作業する羽目に。
「もっと早く見積もりを出せていれば、この仕事、取れたのに…」
そんな経験、ありませんか？
「じゃあ、どうすればいいの？」 答えはシンプルです。
今使っている「スプレッドシート」と連動したシステムを作りボタンを1つ付けるだけ。
スプレッドシートというのは、Googleが提供している「インターネット上のエクセル」のようなものです。
すでにお使いの方も多いと思います。
このスプレッドシートに、
Googleの技術（Google Apps Script）
を使って「自動化の仕組み」を組み込むと、こんなことができるようになります。
仕組みの流れ（3ステップ）
ステップ1：スマホで入力する
スマホでスプレッドシートを開いて、「顧客名」「工事内容」「金額」を入力します。
難しい操作は不要。プルダウンから選ぶだけ、数字を打つだけ。
ステップ2：ボタンを押す
画面にある「見積書作成」または「請求書作成」のボタンをタップします。たった1回。
ステップ3：PDFが自動生成＆メール送信
ボタンを押した瞬間、きれいに整ったPDFの見積書・請求書が自動で作成されます。
そして、そのまま
お客様にメールで自動送信
あなたがやることは、「入力して、ボタンを押す」だけ。
ファイル名を考える必要も、保存先を探す必要も、メールに添付する必要もありません。
「そういうシステムって、高いんでしょ？」よくあるご質問です。
たしかに、世の中には「見積書・請求書作成ソフト」がたくさんあります。
月額1万円〜3万円するものも珍しくありません。
でも、Smalltechがご提案するのは、
すでにGoogleが無料で提供している仕組みを活用する方法 です
新しいソフトを買う必要はありません。毎月のソフト利用料もかかりません。
今あるスプレッドシートを、ちょっと「賢く」するだけ。
だから、導入コストを大幅に抑えられるのです。
「覚えること」はほとんどありません
「でも、新しい仕組みって、覚えるの大変でしょ…」 その心配も、よく分かります。 でも、ご安心ください。Smalltechが作る仕組みは、
「スマホが使える人なら、誰でも使える」
ことを大前提に設計しています。
- メニューは日本語
- ボタンは大きく、分かりやすく
- 入力項目は最小限
- 「ここを押せばいいんだな」と、見れば分かる。
マニュアルを読み込む必要も、研修を受ける必要もありません。
※写真はイメージです。
ここで、実際にSmalltechのシステムを導入された建設会社の社長さんの例をご紹介します。
導入前：毎晩9時まで事務作業
山田さんの会社は、従業員8名の小さなリフォーム会社。
埼玉県内を中心に、工事作業を手がけています。 山田さん自身も現場に出ることが多く、日中は職人さんと一緒に汗を流しています。 問題は、現場が終わった後。
「現場を5時に上がっても、事務所で請求書を作っていると、結局9時になる」
毎月20件ほどの請求書を、1件1件エクセルで作成。
ファイルをPDFに変換して、メールに添付して、送信先を確認して…。
「もう何年もこのやり方だけど、正直しんどい。でも、どうすればいいか分からない」 そんな時、知人の紹介でSmalltechに相談されました。
導入後：「現場の車の中」で請求書発行
Smalltechでは、山田さん専用の「請求書自動作成システム」を構築しました。 今の山田さんの作業はこうです。
- 現場の仕事が終わる
- 車に乗る前に、スマホでスプレッドシートを開く
- 「顧客名」「工事内容」「金額」を入力（1分）
- 「請求書作成」ボタンをタップ
- 自動でPDFが作られ、お客様にメールが届く
所要時間、わずか3分。
「以前は事務所に戻ってから2時間かかっていたことが、現場の駐車場で3分で終わる。最初は信じられなかった」 山田さんはそうおっしゃっていました。
このシステムのもう1つのメリットは、
「いつ、誰に、いくらの請求書を出したか」が自動で記録される こと。
エクセル管理では、「あのお客様への請求、いつ出したっけ？」と
過去のファイルを探し回ることがありました。 でも今は、スプレッドシートを開けば一覧で確認できます。
「入金されてないお客様、誰だっけ？」もすぐに分かる。
請求漏れや入金確認のストレスから、解放されたそうです。
「で、いくらかかるの？」 一番気になるところですよね。正直にお伝えします。
大手システム会社に頼むと…
一般的なシステム会社に「見積書・請求書の自動化システム」を依頼すると、
初期費用で100万円〜200万円
はかかります。 さらに、月額のサーバー代やライセンス料で
毎月3万円〜5万円
正直、従業員10名以下の会社には、手が出ない金額です。
しかし、 Smalltechでは、基本的にGoogleの技術を活用することで、開発コストを大幅に抑えています。
| 項目 | 金額（税抜） |
|---|---|
| スポット開発 | 5万円〜 |
| 初期費用（構築） | 40万円〜 |
| 月額サポート | 2万円~ |
「40万円」と聞くと、安くはないと感じるかもしれません。
そんな時はスポット開発で小さな自動化から始めることをおすすめします。 でも、こう考えてみてください。
比較：事務員さんを雇う場合
請求書作成のために、パートの事務員さんを雇うとします。
時給1,200円 × 1日3時間 × 月20日 =
月7.2万円
-
社会保険や採用コストを含めると、
月10万円
近くかかることも システムなら、
月2万円で、ミスなく24時間365日働きます。
さらに、人と違って「体調不良で休む」「辞めてしまう」というリスクもありません。
月額2万円に含まれるもの
「月2万円って、サーバー代だけでしょ？」 いいえ、違います。Smalltechの月額サポートには、以下がすべて含まれています。
-
プログラムの更新対応
（消費税率が変わった、など）
-
項目の追加・変更
（「この項目も入れたい」に対応）
-
困った時の相談窓口
（電話・メールでいつでも質問OK）
つまり、「月2万円で、御社にIT担当がついている状態」 です。
「ここ、もうちょっとこうできない？」と思ったら、Smalltechに連絡すればOK。
難しいことを覚える必要はありません。
ここまでお読みいただき、ありがとうございます。 最後に、お伝えしたいことがあります。
建設業やリフォーム業の社長さんは、本当にお忙しい。
日中は現場で汗を流し、夜は事務作業に追われる。
休みの日も、見積もりの電話がかかってくる。
「経営者だから仕方ない」
そう思って、頑張り続けていませんか？ でも、
その「仕方ない」、本当に仕方ないことでしょうか？
見積書や請求書を作る時間。ファイルを探す時間。
メールに添付する時間。それらは、
「仕組み」を入れれば、ほぼゼロにできる作業 なのです。
浮いた時間で、何をしますか？
月末の残業がなくなったら、何をしたいですか？
- 家族と夕食を一緒に食べる
- 子どもの野球の試合を観に行く
- 久しぶりに、ゆっくりお風呂に入る
- 新しい案件の営業に時間を使う
- たまには自分の趣味に没頭する
事務作業に使っていた時間を、本業や大切な人との時間に使ってください。
それが、Smalltechの願いです。
「うちの場合、どうなるんだろう？」
「本当にスマホでできるの？」
「費用はもう少し抑えられない？」
そんな疑問があれば、まずは 無料相談 にお申し込みください。
Smalltechでは、ご相談は無料で承っています。
オンラインでの対応も可能ですので、東京近郊だけでなく、全国どこからでもご相談いただけます。
「こんな初歩的なこと、聞いていいのかな」
そう思われる必要はありません。私たちは、
ITが苦手な方の「最初の相談相手」
でありたいと思っています。
お問い合わせフォームから、お気軽にご連絡ください。
「月末の残業、もうやめたい」
その一言だけで、大丈夫です。